שמונה כללים לניהול צוותים מרחוק

אחד האתגרים הגדולים שלי בתק' הקורונה הזו היא לנהל פרויקטים מרחוק. פעם (סה"כ לפני חודש וקצת מי היה מאמין?) היה מספיק להיכנס לחדר ולהבין שכולם מבואסים/שמחים מהמצב או מההחלטה החדשה שהונחתה. היום, בווידאו, זה הרבה יותר קשה להבין "לאיזה חדר" אני נכנסת בתחילת הפגישה. גם סאב-טקסט ורגישויות אחרות פשוט לא עוברות בצורה הבלתי אמצעית של פעם. קצת הרגיש כאילו הכלים הקודמים שהיו לי לניהול לא ממש השיגו את אותן התוצאות. לכן, שמחתי לגלות שיש וובינר מעניין ומקצועי מאוד בנושא של טל שמואלי Tal Shmueli. טל, שניהול לא מעט צוותים בינלאומיים מרחוק כבר בתק' השגרה, חלק איתנו בנדיבותו, כללי עבודה לניהול צוותים מרחוק וענה על שאלת השאלות - כיצד אפשר לייצר תקשורת בין-אישית דרך מסכים ופגישות רבות משתתפים שלא נמצאים באותו החדר?

היה לי קל להבין ממנו שהטעות המרכזית שלי עד עכשיו הייתה ניסיון לעבוד בדיוק באותו האופן (רק בזום), למרות שבעצם ה-כ-ל השתנה.

לקחתי מהוובינר הזה הרבה תובנות וחשבתי שכדאי להעלות את הדברים גם על הכתב עבורי וגם עבור כל מי שמעוניין גם להשתפר בתחום הניהול מרחוק, אז קבלו - שמונה כללים שיכולים לעשות שינוי אמיתי בניהול צוותים מרחוק:

1. שימרו על מעורבות הצוות ועל האינטימיות בפגישות ובשיחות מרחוק (בזום ושות'):

אין דבר יותר מבאס להצטרף לפגישה ולגלות שבעצם מדובר בהרצאה חד כיוונית של מנהל לצוות. בפגישות כאלה נאבד מהר מאוד את מעורבות הצוות ומשם עד מריחת המשימות והזמן, הדרך קצרה. דרך נחמדה מאוד להגביר מעורבות ואינטימיות בפגישות מרחוק היא שימוש במנטי (www.menti.com) – כלי סקרים ידידותי, ויזואלי ומהיר לשימוש, לבדיקת מצב הרוח או תחושות בנוגע לנושא מסוים שעל הפרק (שאלות סקר לדוגמה, "כתבו מה אתם מרגישים עכשיו", "כתבו מה הכי קשה לכם במצב המשוגע אליו נקלענו" או "למה לדעתכם הפרויקט הזה תקוע?" או "מה הכי יעזור לי עכשיו להתקדם במשימה?"). מענה על הסקר יוצר הפוגה נעימה וגם משעשעת בפגישה המקצועית וגם נותן לך כמנהל.ת תמונת מצב ויזואלית על המסך של תחושות והרגשות של כל המשתתפים. בעוד ובפגישה רגילה פנים מול פנים, קל לנו כמנהלים להבין מהר מאוד מה מרגיש האדם מולנו וכמה הוא מעורב בעשייה, דרך המסך קל לפספס. הסקר נותן לנו קצת תחושה של להיכנס לחדר ולראות אם כולם מחייכים ומרוצים או לא.

2. חשיבות השקיפות - תקשרו לצוות "עברנו לעבוד במציאות אחרת": שימו לב שהניהול היום, "במצב קורונה", הוא לא שיכפול של עולם העבודה הקודם עם שינוי של כלים טכנולוגיים בלבד. שקפו לעצמכם ולצוות שאנחנו ממש בזירה אחרת, חדשה לחלוטין, וכולנו צריכים להתרגל. ההתמודדות תהיה ביחד ולכן תקשרו וצפו מהצוות שלכם שיציפו בעיות וקשיים בחזרה, כמו גם פתרון לפתור בעיות חדשות ולא מוכרות. שקפו לצוות שידוע לכם שיש הרבה מסיחים, שכל אחד בא מאילוצים משפחתיים אחרים, שכל אחד עובד בשעות שונות וזה בסדר, כדאי שידעו שגם אתם בסירה הזו - לומדים את המצב החדש איתם ביחד. עם זאת, עדיין אתם צריכים לשמור על יציבות ולהציב גבולות מקצועיים, כי המציאות המסחרית בה אנחנו פועלים עדיין מחייבת עמידה ביעדים ודורשת נהלי עבודה מוסדרים.

3. קבעו נהלי עבודה חדשים המתאימים למצב החדש: אם החלטנו להמשיך ולקיים סטנד-אפ שימו לב שהוא נשאר ככלי לשליטה ולא ככלי אינפורמטיבי לעדכונים ארוכים (שיעברו יותר לאימיילים), שימו לב להתאים אותו לשעות שמתאימות לכל חברי הצוות (אולי אתם צריכים להתאים את השעה לשעה בה אין לימודים מרחוק לילדים?) אם החלטנו על יותר פגישות אישיות עם כל אחד בצוות, קבעו יחד מה מצופה שיוצג בישיבות האלה וע"י מי ומתי? אם החלטנו על שעות עבודה משותפות לחלקים בצוות, הגדירו מה מטרתן, מה התוצרים שלהן ומתי וע"י מי יוצגו? קבעו הגדרות ברורות להתנהלות פגישות בזום (חלקו אחריות לעובדים להכנת החומרים לפני כל פגישה, קבעו מה צריך לשלוח לפני הפגישה, כוונו לפגישות קצרות עם אג'נדה ברורה, קבעו איך ומי מוציא סיכום בסיום הפגישה ואיך מחלקים Action Items ברורים לביצוע עם לו"ז עבור כל אחד).

נסו גם לזהות "זוללי זמן" – בטלו פגישות מיותרות באונליין, הקפידו על פגישות עם מעט משתתפים, שימו לב שאתם מצמצמים ככל האפשר "הפתעות" בפגישות: דברו עם כולם לפני פגישה ניהולית, פתחו את הפגישה בערך שלה (value) ובמטרת הפגישה (תקשרו גם בחומרים המקדימים), בררו עם הצוות שכולם מגיעים לפגישה מוכנים (מקצועית ומחוברים טכנולוגית) ויודעים מה מצופה מהם במהלכה ואחריה.

4. קבעו יעדים חדשים המתאימים למצב: יעדים כמותיים בדר"כ יהיו יותר קשים להשגת בתק' הזו וגם לא יהיו תמיד רלוונטיים ולכן נסו לעבור ליעדי תהליך מעמיקים (process driven KPIs). אם לפני חודשיים מנהלי מכירות היו צריכים להשיג איקס לקוחות, עכשיו יכול להיות שזה כבר לא יעד רלוונטי. אולי יעד חדש יכול להיות סבב טלפונים קבוע לכל הלקוחות לביסוס הקשר האישי? טיוב מערכת ה-CRM? טיוב הנוכחות ברשת של מנהלי המכירות בחברה? לימוד כלי ניהולי? למידה מסיפור הצלחה של חב' דומות בשוק? חיפוש לידים עתידיים חדשים לפעולה מאוחרת יותר? זה הזמן להעמיק בידע המקצועי, לשפר יכולות ולהכיר טוב יותר את השוק בו אנחנו פועלים. זה זמן טוב גם לבוא עם יוזמות לשיפור בכל החזיתות.

היעדים צריכים להיות קצרים יותר וכדאי גם לבנות אותם עם הצוות – מה אנחנו רוצים להשיג החודש? השבוע? היום? אפשר לחלק את היעדים ליעדי עומק ויעדים שטחיים יותר, תנו לכל אחד ואחת בצוות להעלות כל מה שירצו לשפר בתפקיד ובארגון, זה בדיוק הזמן לחשוב ולבצע את מה שכל הזמן דחינו ועצרנו.

5. שקפו למנהלים מעליכם את ה-business objectives החדשים: שבו איתם קודם על היעדים החדשים, תאמו ציפיות לגבי התוצרים שיהיו בכל שבוע, חודש ורבעון במצב הקיים. הוציאו סיכומים שבועיים ועדכנו אונליין במערכת הניהול הארגונית לגבי כל התקדמות (Monday, Asana ושות'). כמה שההתנהלות תהיה יותר שקופה גם למטה וגם למעלה, יהיה קל יותר לכולם לעבוד בסנכרון ולהשיג את היעדים החדשים וגם לתקשר שינוי או הצלחה.

6. שמרו על קשר רציף עם חברי הצוות: מעבר לפגישות העבודה, חשוב מאוד להמשיך ולשמור על אינטימיות בדיוק כמו במשרד. קל לעבור בעבודה מרחוק למצב פרודוקטיבי של "תקתוק" משימות ותוצרים, אבל בדרך אנחנו יכולים לאבד את הממד האנושי ולפספס את האנשים בצוות. לאורך זמן, זה יכול ממש להרוס את הכיף שבעבודה המשותפת וחבל. גם אם אתם מיזנתרופים שלא יושבים לקפה עם אף אחד בשגרה, כדאי למנהלים באמת להתעניין ולרצות שיהיה לכולם טוב. בררו כל הזמן עם הצוות באופן מרוכז ואישי - "מה אתם צריכים?" נסו להבין באמת האם נוח להם בעמדת העבודה בבית? (אולי יעזור להם לקבל עוד מסך או כיסא נוח מהמשרד עם שליח? בררו מה דעתם על העדכונים בצוות והאם רמת הסנכרון של הפגישות מתאימה להם? ובכלל, מה דעתם על הפגישות במתכונת החדשה? מה כדאי לתקן? איך הם היו עושים את זה טוב יותר? המטרה היא כל הזמן להשתפר במענה לצרכים של כולם וגם לתת לכולם מקום כדי לגדול במציאות החדשה ולהיות חיוניים. בררו האם סביבת העבודה שלהם בבית – מאפשרת או לא לעבוד בצורה אפקטיבית? (עובד עם ילדים אולי יצטרך סיוע שעובדת רווקה לא צריכה או להפך). בררו עם הצוות שלכם האם הם מצליחים להתרכז ומתי הכי קשה להם? (אולי כדאי להעביר פגישות עבודה לזמנים האלה?), נסו לסנכרן את הלו"ז שלכם לשלהם - אם יש לעובד בצוות דד-ליין קשוח או הגשות של חומרים לצוותים או מנהלים אחרים, לוו אותם במידת הצורך (או לפחות הציעו לעזור בהתחלה). נסו מדי פעם גם להחליף משימות בצוות – לא כל העובדים יכולים לתת את התקפוקות שנתנו בעבר, וזה בסדר. העברת משימות יכולה לשמור על תחושת חיוניות, לאוורר משימות תקועות, להרחיב את ארסנל היכולות וגם ליצור מצב של ערבות הדדית בצוות ורצון משותף להשלמת משימות.

7. ייצרו בלוקים של פרודוקטיביות -  Productivity Blocks: אחד הדברים שנמצאו ממש יעילים הוא "עוגני עבודה". כמו שבמשרד מספיק לנו לפעמים לעבוד פיזית ליד חברים אחרים כדי להיכנס לקצב, גם בעבודה מרחוק אפשר לייצר שעות קבועות בהם כולם מדליקים ברקע זום ועובדים – מקשקשים תו"כ, מתייעצים, הולכים להכין קפה וכו'. לפעמים שעתיים-שלוש כאלו עם כמה עובדים שפותחים מסך משותף יכולות להכניס את כולם לאווירת עבודה וריכוז.

8. שמרו על מורל ומוטיבציה גבוהים: נסו כל הזמן לעורר בעצמכם ובאחרים מוטיבציה. אנחנו חיים בזמן משוגע היסטורית ואף אחד לא יודע כמה זמן יימשך המצב הזה. חוסר הוודאות משותף לכולם – לעובדים ולמנהלים.

שאלו את עצמכם וגם את הצוות – איזה אדם/עובד אתם רוצים לפגוש בסיום התקופה? זו שאלה עמוקה שמכניסה לפרספקטיבה ומאפשרת לכל אחד מאיתנו לעשות את ה-הכי טוב שאפשר.

נסו לענות על השאלה הזו במובן הרחב שלה, כי קריירה היא רק פן אחד בחיינו. התייחסו למשפחה, מערכות יחסים, חברים וכו' - ושאלו, איזה אדם אני רוצה לפגוש בכל תחום בסוף הקורונה?

דמיינו את אותו האדם ואז נסו לעשות את הטוב ביותר כדי שבסיום התק' הזו תוכלו לפגוש את אותו האדם בדיוק. עשו הכל כדי שתוכלו להסתכל לאחור ולהתגאות בדרך שאתםן עושיםות בדיוק עכשיו:)

ומה לכםן הכי עובד בניהול מרחוק? מוזמנים לשתף אותי מה השינוי שעשיתן שהביא לכן יעילות, נוחיות ועשייה פרודוקטיבית.

בהצלחה!